情報のインフラ整備

経営をしている以上やり取りは頻繁に発生します

一見スタッフ同士でやり取りをしてくれていると自発的な感じで気持ちよく感じることも多いのですが
振り返ってみるとエラーの発生頻度ってそのやり取りが原因で発生していることは多々あります

当然エラーが発生した際に原因を探っていると
「〇〇さんにこう言われました」
「△△さんとのやり取りでそのように決めました」

大体管理職の知らないところで、「なぜそうなるのか」と言うのが多くの原因であります

そう言うことを未然に防ぐためにも、対処療法ではなく根本的な改革が必要となります

まずは個別でのやり取りを原則無しとしておくのが先決かも知れません
大体個別でのやり取りで決定した後のエラーが発生するとロクなことが起こらないので笑

かといってそうなるとやり取りがふんだんにあって重要な情報が埋もれてしまうのでは？

そう言う場合には、日常的なやり取りで発生している項目を列挙してそれぞれのグループを作成しておくと良いでしょう

例えば
設備点検
勤怠関連
発注
引き継ぎ業務
クレーム

といったように各グループを作成しておいてその適切なところでやり取りさえしていれば意思決定まで周りの方も共有できるので大きなエラーの発生が防げます


有料のビジネスツールを使えば全員が誰が既読がついてるかも分かるので返信も不要にした方がやり取りが少なくて簡潔になります

「了解しました」等の返信も人数が多くなると頻繁に発生しちゃうので

こちらに関しては好みが分かれますが、重要な情報だけに集約したい場合はおすすめです

理想としては自立・自走した組織体制で「安心して任せられる」が理想ですが

それを作る途上では、まずはコミュニケーションのやり方を見直す必要があるかも知れませんね

少し淡白に感じられるかも知れませんが、重要なのは目的に沿っていろんなアプローチがあるよと言うことです

2024/11/28